PENGURUSAN & PENTADBIRAN

Definisi organisasi

• Organisasi adalah dianggotai oleh sekumpulan individu yang bekerja bersama‐sama ke arah mencapai matlamat yang sama.
• Organisasi sebagai satu unit sosial yang mengandungi manusia yang bekerjasama dan saling bergantungan antara satu sama lain bagi mencapai matlamat setiap manusia itu dan organisasinya.
• Organisasi merupakan himpunan individu (dua atau lebih) yang menjalankan tugas tersendiri mengikut unit kerja, yang diselaraskan untuk mencapai sesuatu matlamat yang telah ditetapkan.

Ciri‐ciri organisasi

• Mempunyai identiti tersendiri
• Mempunyai hierarki atau tingkat autoriti
• Mempunyai struktur organisasi atau pembahagian kerja
• Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti organisasi

Definisi pengurusan

• Menurut Peter F. Drucker, pengurusan boleh ditakrifkan sebagai proses sosial yang dibentuk untuk memberikan kerjasama, penglibatan, campur tangan dan penyertaan orang lain ke arah pencapaian yang lebih berkesan terhadap sesuatu objektif yang ditetapkan.
• Jaafar Muhammad (1988) pula mendefinisikan pengurusan sebagai satu proses mengagihkan input-input organisasi (termasuk sumber ekonomi dan sumber kakitangan) dengan cara perancangan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawalan untuk tujuan mengeluarkan output (perkhidmatan) yang diperlukan oleh pelanggan-pelanggan supaya objektif organisasi tercapai.

Ciri – ciri pengurusan

1 Keberkesanan –

·         apabila pengurusan organisasi mencapai matlamatnya dengan membuat /melakukan sesuatu yang betul (doing the right things).

2  Kecekapan

·         apabila pengurusan organisasi menggunakan semua input (minima) bagi menghasilkan output yang diingini (maksima) dengan betul (doing the things right).

Prinsip‐prinsip pengurusan

Henry Fayol (1841 – 1925) menggariskan 14 prinsip pengurusan:

1. Pembahagian Kerja

• Pembahagian kerja yang khusus dapat menngkatkan produktiviti

2. Autoriti

• Autoriti sebagai hak untuk memberi arahan dan sebagai kuasa menarik seseorang menurut arahan itu

3. Disiplin

• Memurut arahan dan prosedur serta menghormati persetujuan yang telah dibuat antara organisasi dan kakitangannya

4. Satu Perintah

• Mendapatkan arahan daripada seorang Ketua sahaja bagi mengelakkan kekeliruan dan konflik

5.Satu Arahan

• Aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan dan diuruskan oleh seorang ketua

6. Mengutamakan Kepentingan Organisasi

• Kepentingan individu hendaklah di elakkan

7. Pembayaran Upah

• Setiap pekerjaan yang dilaksanakan mesti dibayar upah

8. Penurunan Kuasa

• Kepada kakitangan bawahan untuk menjalankan tugas dengan berkesan

9.Rantai Pemerintahan

• Melalui aliran komunikasi formal di dalam organisasi

10. Susunan Kakitangan

• Carta organisasi

11. Keseimbangan Layanan Bagi Melahirkan Ketaatan Kepada Organisasi

• Penilaian prestasi yang objektif

12. Kestabilan Personel

• Kemantapan dan kakitangan yang ‘loyal’

13. Inisiatif

• Kakitangan diberikan kebebasan untuk memajukan dan mengimplimentasikan rancangan

14. Kekitaan

• Keharmonian dikalangan kakitangan.

Fungsi – fungsi pengurusan

Terdapat banyak definisi yang diperkenalkan oleh pakar-pakar dalam bidang pengurusan. Antara definisi yang ringkas dan mudah difahami ialah pengurusan melibatkan proses perancangan, pengorganisasian,  kepimpinan, pengawalan dan penstafan organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi. Berikut ialah carta fungsi pengurusan

 

• Proses perancangan oleh sesebuah organisasi seperti institusi pendidikan merujuk kepada tujuan dan objektif yang telah dikenalpasti di awal perancangan sesuatu program. Tujuan dan objektif tertentu adalah merujuk kepada matlamat penubuhan organisasi pendidikan yang ingin dicapai. Perancangan juga melibatkan strategi yang akan digunapakai sepanjang program yang akan berlangsung bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Ringkasnya proses perancangan ialah berusaha mengatur program atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi seperti yang ditunjukkan dalam carta di bawah.

• Proses pengorganisasian melibatkan kerja menstruktur organisasi dan kakitangan organisasi. Dalam sesebuah struktur organisasi merupakan perkara penting di mana maklumat tentang pembahagian kerja mengikut aktiviti dan tingkat autoriti ditunjukkan. Disamping itu pengurusan staf melibatkan perancangan sumber manusia, orientasi latihan, program keselamatan dan program kebajikan. Matlamat dan objektifnya adalah seperti berikut:

• Proses kepimpinan perlu dilaksanakan untuk memastikan semua aktiviti organisasi berjalan dengan teratur, lancar serta dalam suasana harmoni. Beberapa faktor yang terlibata dalam proses ini ialah motivasi, kepimpinan dan sistem komunikasi.

• Proses pengawalan pula mesti berjalan dengan teratur dan tersusun di sepanjang program berjalan bagi memastikan prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan. Proses ini membabit beberapa perkara penting seperti mengenalpasti masalah dalam penyusunan dan langkah-langkah penyelesaian tertentu yang mesti diambil. Pengawasan aspek kemanusiaan juga merupakan perkara penting yang mesti diberi perhatian seperti sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku.

•    Proses penstafan ialah Proses pengurusan sumber manusia yang merangkumi semua aktiviti yang diperlukan untuk meningkatkan keberkesanan tenaga kerja dalam mencapai objektif organisasi. Ianya bertujuan untuk mendapatkan pekerja yang menepati spesifikasi kemahiran, pengetahuan & keupayaan untuk membantu organisasi mencapai matlamat penubuhannya.

Definisi pengurus.

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.

2. Pengurus adalah individu yang terlibat dalam mengurus perancangan, mengorganisasi, memimpin & mengawal semua aktiviti organisasi supaya segala matlamat yang ditetapkan dicapai.

3. Mengikut Tannenbaum Pengurus membuat keputusan dan mengumumkannya, Pengurus ‘menjual’ keputusannya, Pengurus menyampaikan masalah dan menggalakkan komen-komen, Pengurus membiarkan kumpulan membuat keputusan sendiri, Pengurus meletakkan had-had dan meminta pekerja membuat keputusan.

Tanggungjawab Pengurus

1.Menyelaras & mengawasi proses kerja dan mengembeling tenaga kerja dibawah seliaannya

2. Menggunakan segala sumber yang ada dengan cekap & berkesan

3 Menetapkan keutamaan projek/aktiviti

4. Mewujudkan dasar/perundangan/peraturan

5.Mengimplimentasikan strategi

Peranan Pengurus

• Henry Mintzberg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian:

1.     Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.

2.     Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.

3.      Peranan sebagai pembuat keputusan

1.      Peranan Penghubung Individu

• Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini datangnya terus daripada autoriti yang dipunyai oleh beliau.

1.1   Sebagai orang terpenting.

ü Pertama ialah peranan sebagai orang terpenting. Oleh kerana pengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. Sebagai contoh, seorang pengurus itu perlu menghadiri majlis perkahwinan kakitangan bawahannya atau seorang pengurus pemasaran melayani pelanggannya di majlis jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati.

1.2   Sebagai pemimpin.

• Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit organisasi,  maka ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. Setiap pengurus memainkan peranan sebagai pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi.

1.3   Sebagai pegawai perhubungan.

• Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi mestilah berkesan.

2  Peranan Penyampai Maklumat

• Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai nadi penting di dalam unitnya. Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu mengetahui lebih daripada kakitangan lain hasil hubungannya dengan kakitangan di dalam dan pihak luar.

2.1 Sebagai pengawas.

• Sebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran untuk mendapatkan maklumat. Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara spekulasi. Memandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi.

2.2 Sebagai penyampai.

• Pengurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan maklumat yang diterima dari pihak luar. Sebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripada maklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan bawahannya yang tidak berpeluang mendapatkan maklumat tersebut. Apabila kaki-tangannya mempunyai kesukaran untuk berhubung dengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan maklumat tersebut terus kepada kakitangan yang lain itu.

2.3 Sebagai jurucakap.

• Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnya kepada mereka yang di luar dari unitnya. Sebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran di sebuah gedung mencadangkan kepada pihak pembekal supaya mengubah jadual bekalannya untuk memenuhi jadual pengeluaran gedungnya.

3.Peranan sebagai Pembuat Keputusan

• Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan peranan yang penting untuk membuat keputusan di unitnya. Dengan autoriti yang ada, pengurus dapat bertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam sesuatu tindakan; dan sebagai nadi di dalam sebuah organisasi, pengurus harus mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini untuk membuat keputusan tentang strategi unitnya.

Empat peranan yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti berikut:

3.1 Sebagai usahawan.

• Sebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya dan menyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah. Sebagai pengawas, pengurus hendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk mendapatkan ilham baru. Apabila ilham yang baik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara bersendiri dahulu atau beliau boleh mendelegasikan projek tersebut kepada kakitangannya. Sesuatu projek itu, melibatkan perkara seperti barangan baru, kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semula bahagian yang lemah, penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri, menyatupadukan operasi komputer dan lain-lain.

3.2 Sebagai pengawal gangguan.

• Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan pengurus, maka ia mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam kejadian seperti pelanggan utama telah ditimpa kebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau berlakunya mogok oleh pekerja, maka pengurus hendaklah menumpukan masanya untuk mengatasi masalah tersebut. Gangguan yang berlaku itu bukanlah disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga kerana ia tidak dapat meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang pengurus yang baik.

3.3 Sebagai pembahagi sumber.

• Peranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagai pembahagi sumber. Pengurus bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat sesuatu dan banyaknya. Sumber yang penting, pengurus itu harus memperuntukkan masanya kepada kakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang dianggap sebagai nadi dan pembuat keputusan. Pengurus juga bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi dan menentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. Pengurus juga meluluskan keputusan penting sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, pengurus dapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat itu mempunyai hubungan dengan perjalanan aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.

3.4 Sebagai perunding.

• Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan. Sebagai contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurus jualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding dengan penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakan perundingan.

 

 

ü  Berikut ialah carta peranan pengurus:

Peranan Guru Besar di sekolah.

Di antara peranan dan tanggungjawab guru besar sebagai pengurus sesebuah organisasi
pendidikan ialah:

• memahami dan mengetahui secara mendalam tentang Falsafah Pendidikan Negara yang terjelma dalam falsafah pendidikan sekolahnya, termasuk matlamat KBSR.
• membimbing, menyedar dan menyelia guru-guru di bawahnya ketika
• melaksanakan tugas mereka untuk memastikan segala program dan kegiatan yang dijalankan itu sesuai, selaras dan secocok dengan falsafah dan matlamat pendidikan tersebut.
• Memainkan peranan yang positif dan serius untuk menjamin staf profesionalnya bukan sahaja setakat memahami bahkan juga bertindak untuk mencapai matlamat pendidikan yang ditetapkan, sama ada secara tersurat atau tersirat.
• mempunyai peranan dan tanggungjawab ke atas kejayaan pencapaian hasrat, cita- cita dan kehendak falsafah dan matlamat pendidikan sesebuah sekolah.
• membimbing dan mendorong serta meransang guru untuk bekerja dengan
  semangat dedikasi dan komitmen yang tinggi dengan menggunakan kemahiran
  berkomunikasi.
• Menjadikan sekolahnya sebagai lambang kepada segala nilai, kepercayaan, cita-
  cita dan hasrat yang diperjuangkan oleh sekolahnya serta berkeupayaan untuk
  menjelaskan tujuan dan rasional di sebalik pelaksanaan kurikulum dan
  kokurikulum sekolah kepada semua pihak yang berkenaan.

Fungsi pengurusan (L . Gulick dan L . Urwick ( 1959 ))

L . Gulick dan L . Urwick ( 1959 ) menyenaraikan tugas-tugas pentadbiran sebagai ‘POSDCORB’ . Akroni ini diwujudkan dengan merangkumkan huruf-huruf pertama perkataan -perkataan :

1. Planning {P}
2. Organizing {O}
3. Staffing {S}
4. Directing {D}
5. Coordinating {CO}
6. Reporting {R}
7. Budgeting {B}.

i.           Merancang {planning}           

a.       menentukan perkara yang mesti dilakukan dan cara melaksanakannya.

ii.         Mengelola {organizing}

a.       membentuk satu struktur formal tentang pembahagian kuasa dalam menyempurnakan tugas aktiviti yang telah dirancang.

iii.       Mengisi tenaga {staffing}

a.       fungsi tentang tenaga pekerja seperti melantik pengawai baru atau melatih pegawai yang sedia ada dan juga mengatur suasana tempat kerja yang memuaskan.

iv.       Mengarah (directing)

a.       tugas membuat keputusan dan memberi arahan dan tunjuk ajar kepada kakitangan.

v.         Menyelaras (coordinating )

a.       menyampaikan maklumat kepada pihak atasan atau bawahan melalui rekod-rekod kajian dan pemerhatian.

vi.       Melapor (reporting )

a.       menyampaikan maklumat kepada pihak atasan atau bawahan melalui rekod-rekod kajian dan pemerhatian.

vii.     Merangkakan belanjawan (budgeting)

a.       mengendalikan urusan kewangan dari segi peruntukan , perbelanjaan dan kawalan.

 

Rumusan.

Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, antropologi, sains politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam pengurusan bukan sahaja diperolehi melalui bacaan dan kefahaman tentang konsep dan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan di dalam buku-buku teks. Malahan kemahiran ini dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialami oleh pihak pengurusan semasa menjalankan tugas.
Peranan pengurus bukan sahaja tertumpu kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangan, bahkan ia juga merangkumi tugas yang tidak tercatat di dalam gambaran tugasnya seperti peranan sebagai penyampai maklumat atau sebagai pendorong kakitangan atau sebagai seorang pemimpin atau tokoh.